业务实战 · 货票款核对

部分发货、部分开票,怎样核对收款?

一张订单可以分批交货、分次收款,也可以分次登记发票。用同一张销售单核对三条进度,避免把“收齐款”误认为“业务已经全部完成”。

订单10 件 × 100 元含税总额 1,000 元
首批发 6 件 · 开票 400 元审核通过的收款 600 元
最终核对货 10 件 · 票款各 1,000 元分两批发货、两次开票与收款

本文为操作示例,金额与数量用于说明核对方法。步骤按现有系统实现核对,未作为本次浏览器实测记录,也未实际执行收付款或外部开票。请按自己单据的状态、实际凭据和权限操作。

开始前,确认示例条件

使用普通商品、我方实物仓;准备10件已上架的可用库存、客户收货和开票资料。没有库存时,先按“零库存接单”实战完成采购入库。示例只有一个商品行,含税单价100元,无折扣、运费、冲抵或售后。操作账号需要销售、仓库、收款及发票的相应权限;多人处理时使用各自授权账号。

需要先准备采购与库存?查看零库存接单实战

01

建立并审核销售单

销售管理 → 销售订单

  1. 选择客户及商品,数量填10件、含税单价100元,检查总额1,000元及收货信息。
  2. 提交销售审核,审核通过后查看关联应收单和出库任务。若库存已足够,不需要为演示重复采购。

示例核对结果订单原始金额1,000元,应收1,000元;已发、有效开票和已审核收款均为0。

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02

登记第一笔收款600元并审核

财务管理 → 应收应付单据 → 来源销售单

  1. 确认实际到账600元,选择该销售单对应的应收单登记收款,填写实际收款方式、时间和凭据。
  2. 提交后完成收款审核。审核中的流水不能当作已收款;驳回时先修正原记录,不要重复登记。

示例核对结果审核通过后累计收款600元,未收400元。此时仍未发货、未开票,三个进度分别跟进。

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03

首批只发6件

出库管理 → 拣货、复核、包裹发货

  1. 打开该销售单的出库任务,本批仅处理6件,按实际商品标签完成拣货与复核。
  2. 打包时核对本包裹数量为6,登记实际物流后确认发货。剩余4件留在待履约任务中,不能把未装入包裹的货物一并标记发出。

示例核对结果累计已发6件、未发4件;本例期初可用库存10件,发出后剩余4件。仅完成拣货或打包不等于已发货。

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04

录入首张蓝票:4件、400元

销售详情 → 发票记录 → 管理销售开票

  1. 取得实际发票信息后,点击“录入蓝票”,核对购方抬头和税号,填写实际票号、日期、票种及适用税率。
  2. 选择同一商品行,开票数量填4,确认含税金额400元,按需附发票文件并提交审核。
  3. 待审核记录占用额度,但不计入有效净开票金额;由有权限的人员审核通过。系统登记和审核记录不等于自动在外部开票系统开具发票。

示例核对结果有效蓝票400元;已发6件、已开4件,本例首批货物中还有2件未开票。未收款仍为400元。

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05

中途对账:分别核对货、票、款

销售详情 → 出库记录、发票记录与收款记录

  1. 核对出库记录已发6件,对照物流和本次交付数量。
  2. 核对有效蓝票400元、已审核收款600元。收款比发票多200元,并不代表多收款:应收总额仍是1,000元。
  3. 记录后续待办:继续发4件、按约定补开600元、收取剩余400元。发货、开票与到账依实际业务安排,不要求固定先后顺序。

示例核对结果未发4件;按本例最终全部交付目标,还需开票600元、收款400元。切勿用已开票金额代替应收金额。

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06

第二批发出剩余4件

原出库任务 → 剩余商品 → 包裹发货

  1. 在原销售单关联的剩余出库任务上处理4件,重新核对商品、收货信息和本批包裹。
  2. 完成拣货、复核、打包及发货,检查两批实际发出数量合计10件。客户实际签收后,再按业务流程登记收货状态。

示例核对结果累计已发10件、待发0;本例库存10−6−4=0。发货状态和客户签收状态需要分别核对。

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07

补开600元并收取剩余400元

管理销售开票;财务管理 → 原销售应收单

  1. 按实际第二张蓝票登记同一商品6件、600元,完成发票审核。第二张票的6件包括首批未开2件和第二批4件。
  2. 实际收到尾款400元后,在原销售应收单登记并审核。不要另建一张无来源的应收单代替尾款。
  3. 检查两张票均有效、两笔收款均审核通过;若存在驳回、取消或重复记录,先处理差异。

示例核对结果有效蓝票400+600=1,000元;已审核收款600+400=1,000元;未收0。

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08

核对最终结果和统计期间

销售详情;库存变动日志;财务记录

  1. 核对订单商品、两批出库、两张有效蓝票和两笔有效收款的来源均为同一张销售单。
  2. 逐项核对下方账表。没有待发、未收和待办发票事项后,再查看签收等剩余状态;不要仅凭收款完成判断订单整体完结。
  3. 跨月时,按各记录实际添加时间分别统计,不将本月新增的收款或发票倒归到订单创建月份。审核中的收款仍不计入已收。

示例核对结果本例最终:实际交付10件、有效净开票1,000元、已审核收款1,000元;库存与款项变动均有来源记录。

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逐项对账表

本例核对表:只计入已生效的业务记录
阶段累计已发 / 待发有效净开票已审核收款 / 未收
审核后0 / 10件0元0 / 1,000元
首笔收款审核后0 / 10件0元600 / 400元
首批发货、首票审核后6 / 4件400元600 / 400元
第二批发货后10 / 0件400元600 / 400元
补票、尾款审核后10 / 0件1,000元1,000 / 0元

遇到这些情况,先检查哪里?

开票数量为什么不必等于本次发货数量?

本例首批发6件、开4件,后续按实际发票补录。系统的开票额度按订单商品数量、已审核售后、有效发票及待审占用计算,不是以每个包裹数量作为硬性上限。本例选择先发货后开票,并不表示系统强制此顺序。

发票驳回了,或者提示额度不足怎么办?

先看同商品的待审核占用和有效票记录。驳回或取消会按规则释放占用;修正后重新提交。已有有效票需要调整时,核对原票及对应处理方式,不要直接再次录入相同金额。

款到账了,页面为什么仍显示未收?

核对流水是否关联正确应收单、金额是否正确,以及审核是否通过。外部到账和系统审核是两个动作;不要为了改变显示重复登记。

用自己的业务数据核对一次

准备原订单、发货记录、实际发票和收付款凭据,逐项比较。如果你的业务包含多个商品、折扣或历史售后,先理清每笔来源再操作。

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