业务实战 · 货票款核对

退货、退款与红冲,怎样一起核对?

退了多少货、退了多少款、需要红冲多少票,分别回到原始业务核对。本例从已部分开票的销售单发起退货,直到本次售后的货、票、款全部处理完成。

售前状态发10件 · 蓝票600元已审核收款1,000元
本次售后退5件 · 退款500元按剩余交付计算应办红冲
处理后保留5件 · 净票款各500元本次红冲1件、100元

本文为操作示例,金额与数量用于说明核对方法。步骤按现有系统实现核对,未作为本次浏览器实测记录,也未实际执行收付款或外部开票。请按自己单据的状态、实际凭据和权限操作。

开始前,确认示例条件

普通商品我方仓发,原订单10件、含税单价100元、金额1,000元;10件均已实际发出,已审核收款1,000元,已审核有效蓝票6件、600元。本例没有其他售后、历史红票、费用或冲抵。原蓝票需在本次售后审核前生效;退回商品合格并退入我方实物仓。示例从这一状态开始,不能直接沿用上一篇已开足1,000元的最终状态。

需要先准备采购与库存?查看零库存接单实战

01

先核对原单、原票和已收款

销售详情 → 出库记录、发票记录、收款记录

  1. 确认实际发出10件,当前不存在其他已申请或已审核的退货影响,查清可退数量。
  2. 确认有效蓝票数量6件、金额600元,已审核收款1,000元;记录原蓝票号码及商品行。
  3. 与客户确认退回5件,按本例单价计算退款500元。本例全部属于已发货退回,未发货取消数量为0。

示例核对结果本次退货基础为已发10件、已开6件、已收1,000元;不把待审发票或待审收款当成已生效记录。

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02

发起退货售后并完成审核

销售详情 → 发起售后 → 退货

  1. 选择原商品,已发货退货数量填5、未发货取消数量填0,选择我方退货仓库,填写原因并核对金额500元。
  2. 提交并完成售后审核,检查关联退货入库单及退款应付单,确认它们属于本次售后。
  3. 本篇使用退回我方仓库路径;涉及供应商直退时,应另按直退审批流程处理。

示例核对结果本次售后审核通过,应退5件、应退款500元;后续货、款、票分别跟进,不能在此时直接标记完结。

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03

按剩余实际交付计算应办红冲

原销售单与售后单 → 商品和有效发票记录

  1. 扣除已审核的已发货退回,客户最终保留10−5=5件,对应500元。
  2. 原有效蓝票600元高于保留货物对应金额500元,本例差额100元,因此对原蓝票的同一商品红冲1件。
  3. 多商品、多张蓝票或已有其他退货时,要逐商品核对实际发货、累计已审核退货、有效蓝票、历史红票及待审占用,并选择对应原票来源;不要直接套用单商品公式。

示例核对结果本例应办红冲100元,退款500元。两者金额不同,不能把退货5件直接全部当成必须红冲5件。

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04

登记退款500元并审核

售后详情 → 退款与款项;财务管理 → 对应退款应付单

  1. 按实际退款安排向客户支付500元,在本售后对应的应付单登记付款并提交审核。
  2. 退款不需要等待货物收回;本例先退款、后收货,也可以按双方约定调整先后。
  3. 审核通过后核对售后已退款500元、未退款0,保留原销售收款1,000元的来源记录。不要再用一笔负收款重复冲减同一笔退款。

示例核对结果净收款=原已收1,000−本次已退500=500元。待审核的退款不计入已退款。

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05

收回5件并完成退货入库

售后详情 → 关联退货入库单

  1. 线下核对原发货商品、实际退回数量和质量情况。收到几件登记几件,不提前把尚未退回的数量记作已入库。
  2. 本例确认5件合格,按我方实物仓流程完成清点及需要的上架操作,查看关联入库单是否已完成。
  3. 若退回货物不合格,按实际检查结果标记不合格并进入对应不合格库;后续处置另行处理,不能当作可售库存。本例的合格库存结果不适用于该分支。

示例核对结果本次退货入库完成5件。本例原10件全部发出后库存为0,合格退回并完成上架后库存增加5件。

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06

从本次售后关联原蓝票,登记红票100元

售后详情 → 发票记录 → 前往发票维护

  1. 在“可关联的已审核销售蓝票”中找到原600元蓝票,选择对应商品的“对本售后红冲”。
  2. 填写实际红字发票号码、日期及红冲原因,选择来源商品,本次红冲数量填1,核对金额100元;价格、票种和税率按原票带入。
  3. 提交并完成红票审核。待审核红票不能作为有效冲减;登记内部红票记录也不代表外部红字发票自动开具。

示例核对结果原有效蓝票600−本次有效红票100=净开票500元,和本例客户保留5件的金额一致。

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07

货、票、款都完成后,再完结售后

销售售后详情 → 完结售后

  1. 货:本售后关联退货入库已完成;款:对应退款应付单已结清,退款审核已通过。
  2. 票:本次应办红冲100元已有审核通过的红票,且来源是正确的原蓝票商品。
  3. 核对无误后点击“完结售后”,确认状态变为已完结。若另行发起采购售后,销售售后不必等待采购流程结束;本次销售售后自身的货、票、款仍须完成。

示例核对结果完结仅表示当前销售售后处理完成,不等于整张销售订单、关联采购或所有库存处置都已经完结。

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08

保留原记录,按实际添加期间核对

财务发票及收付款记录 → 日期范围与关联业务

  1. 保留原蓝票、原收款、本次红票和退款的各自记录,不把原蓝票金额直接改成500元。
  2. 如果蓝票和收款在上月添加,红票和退款在本月添加:上月分别记蓝票600元、收款1,000元;本月分别记红冲100元、退款500元的相应方向。
  3. 跨两个期间合并核对时,净开票500元、净收款500元。页面可能把红票或退款展示为正数金额并标注方向,应结合类型理解;这里采用系统实际添加时间的经营统计口径。

示例核对结果按来源追溯四份记录;不要用票面日期或退款发生前的月份替换系统添加期间,也不要覆盖历史记录。

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逐项对账表

本例核对表:只计入已生效的业务记录
核对项计算本例最终结果
客户保留货物已发10 − 已审核退回55件
我方退货入库实际收到并完成入库5件
本次退款5件 × 含税100元500元,审核通过
本次红冲600 − 5件 × 100100元,审核通过
净开票有效蓝票600 − 有效红票100500元
净收款已审核收款1,000 − 已审核退款500500元

遇到这些情况,先检查哪里?

如果只退2件,还要红冲吗?

在其他条件完全相同且没有历史红票的情况下,客户保留8件、对应800元,原有效蓝票只有600元。本次没有超出保留货物金额的开票,不因退货动作本身强制红冲600元中的某一部分;后续按实际业务补票。

找不到原蓝票或提示不能红冲怎么办?

检查公司和原销售单、商品来源、蓝票是否有效、是否已有红冲或待审占用。还要核对蓝票生效时间是否早于本次售后审核:本次售后不能选择其审核后才生效的蓝票。不要通过重复登记原票绕过限制。

退货与退款完成,为什么还不能完结?

查看售后关联入库是否真正完成、退款是否已审核结清,以及本次应办红票是否审核通过。红票仅录入或提交待审仍不算完成。按提示处理缺项后再尝试完结。

实际已经开了1,000元蓝票,应该怎样算?

仍退5件、保留5件时,应办红冲为1,000−500=500元,而不是本篇的100元。先核对你自己的有效蓝票与实际交付数据,再决定数量;本篇数字不能直接复制到其他订单。

用自己的业务数据核对一次

准备原订单、发货记录、实际发票和收付款凭据,逐项比较。如果你的业务包含多个商品、折扣或历史售后,先理清每笔来源再操作。

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